Fra gli adempimenti che le organizzazioni ritengono risolti con un cartello e una password, la videosorveglianza sul luogo di lavoro è quello che produce il maggior numero di contestazioni sproporzionate rispetto all’investimento iniziale. Un impianto costa poche migliaia di euro; la sanzione che ne consegue quando manca il presupposto procedurale costa più dell’impianto, e arriva quasi sempre da un fronte che il titolare non aveva considerato.
La ragione è strutturale: sul medesimo impianto insistono due discipline distinte, che vanno soddisfatte entrambe. Il Regolamento europeo governa il trattamento dei dati personali; l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori governa la possibilità stessa di installare strumenti dai quali derivi un controllo a distanza dell’attività. Assolvere alla prima senza assolvere alla seconda non mette al riparo da nulla.
Il presupposto che manca più spesso
L’art. 4 della legge n. 300 del 1970 subordina l’installazione degli impianti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori all’accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, all’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. È un presupposto di legittimità, non una formalità successiva: se manca, il trattamento resta privo di base giuridica per quanto accurata sia la documentazione privacy predisposta a corredo.
Ebbene, è esattamente il passaggio che nella prassi viene saltato, e con una motivazione ricorrente: le telecamere non sono state installate per controllare i dipendenti, ma per prevenire furti e atti vandalici. La finalità dichiarata, però, non elimina la potenzialità del controllo, che è ciò che la norma prende in considerazione. Quando l’inquadratura comprende postazioni di lavoro, ingressi, aree di transito del personale, la fattispecie ricade nell’art. 4 anche se nessuno ha mai osservato le immagini.
Un caso recente: quando a sbagliare è un ente pubblico
La questione non riguarda soltanto le imprese. Con un provvedimento adottato nel febbraio 2026 il Garante ha definito un procedimento nei confronti di un Comune di piccole dimensioni, relativo all’impianto di videosorveglianza installato presso il magazzino comunale.
Le contestazioni sono istruttive per chiunque gestisca un impianto analogo. All’ente è stato addebitato di non aver stipulato l’accordo sindacale né richiesto l’autorizzazione all’Ispettorato del lavoro, di non aver fornito l’informativa ai lavoratori, di non aver effettuato la valutazione d’impatto preliminare. Le violazioni sono state ricondotte agli artt. 5, par. 1, lett. a) e b), 6, 12, par. 1, 13, 35 e 88 del Regolamento, oltre che agli artt. 2-ter e 114 del Codice in materia di protezione dei dati personali, con sanzione amministrativa pecuniaria di seimila euro.
Il dato che merita attenzione non è l’importo, contenuto in ragione delle dimensioni dell’ente. È la struttura della contestazione: un unico impianto ha generato addebiti sulla base giuridica, sulla trasparenza, sulla valutazione d’impatto e sulla disciplina del rapporto di lavoro. Una sola omissione a monte si è propagata su tutti i piani a valle.
Le altre contestazioni ricorrenti
Accanto al difetto di accordo o autorizzazione, i procedimenti in materia di videosorveglianza si concentrano su un numero limitato di profili. L’informativa assente o collocata in modo che l’interessato non possa vederla prima di entrare nell’area ripresa. La conservazione delle immagini protratta oltre il tempo dichiarato, o dichiarata in modo generico e non riscontrabile sull’impianto. L’angolo di ripresa che eccede l’area di pertinenza e coinvolge la pubblica via o proprietà di terzi. L’accesso alle immagini consentito a soggetti non designati, spesso il tecnico esterno che ha installato il sistema e ne conserva le credenziali senza alcun atto che lo qualifichi.
Vi è poi il profilo che chiude il cerchio: la mancata valutazione d’impatto nei casi in cui è dovuta. È un adempimento che presuppone una decisione del titolare e non può essere delegato al fornitore dell’impianto; la sua assenza, come mostra il caso richiamato, viene contestata autonomamente.
Le sanzioni e il modo in cui i procedimenti nascono
Le violazioni degli artt. 5 e 6 del Regolamento rientrano nella fascia più elevata dell’art. 83, par. 5, con sanzioni fino a venti milioni di euro o, per le imprese, fino al quattro per cento del fatturato mondiale annuo. La commisurazione tiene conto della natura e della gravità della violazione, del numero di interessati, del grado di responsabilità del titolare: parametri che, nel caso di un piccolo ente o di una piccola impresa, contengono l’importo, ma che non escludono l’accertamento.
Quanto all’innesco, raramente si tratta di controlli casuali. I procedimenti in materia di videosorveglianza nascono in larga maggioranza dalla segnalazione di un dipendente, spesso in occasione di una contestazione disciplinare o della cessazione del rapporto, oppure dal reclamo di un vicino che si accorge di essere ripreso. Il momento in cui l’impianto viene esaminato non è dunque il momento in cui viene installato: è quello in cui un rapporto si deteriora. Sul funzionamento del procedimento sanzionatorio e sui criteri di quantificazione si rinvia all’analisi delle sanzioni privacy e del loro costo effettivo.
La verifica preliminare dell’impianto
Per valutare la posizione di un impianto esistente occorrono pochi elementi: la planimetria con la collocazione e l’orientamento delle telecamere, la documentazione relativa all’accordo sindacale o all’autorizzazione, l’informativa e la cartellonistica in uso, l’impostazione dei tempi di conservazione sul sistema, il contratto con il manutentore e gli atti di designazione degli incaricati dell’accesso alle immagini. Su questa base è possibile stabilire dove si collochi il rischio e con quale priorità intervenire.
Lo studio segue la materia sia in sede di consulenza e compliance privacy per aziende ed enti, sia nell’ambito degli incarichi di responsabile della protezione dei dati esterno, dove la verifica degli impianti di videosorveglianza è una delle attività ricorrenti; per le pubbliche amministrazioni valgono le considerazioni svolte a proposito del DPO negli enti pubblici. L’attività giudiziale dello studio è descritta nella pagina dello studio legale dell’avv. Elio Errichiello.
Chi abbia un impianto in funzione e non sia certo della sua posizione può contattare lo studio per un esame preliminare della documentazione: intervenire prima della segnalazione costa una frazione di quanto costa rispondere a un’istruttoria già avviata.
