Un elenco di proprietari di immobili, completo di nome, codice fiscale, numero di telefono e indirizzo, acquistato da un fornitore che garantisce la regolarità della raccolta. Per molte agenzie è stato per anni il modo più rapido di trovare nuovi incarichi. Oggi è uno dei motivi più frequenti di contestazione: la privacy nelle agenzie immobiliari si gioca quasi tutta su quella filiera, e il Garante ha chiarito che la responsabilità non si trasferisce a monte insieme ai dati.
Il caso che ha fatto scuola
Nel 2025 il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto su un sistema di fornitura di liste di proprietari immobiliari, costruito incrociando dati catastali e anagrafiche provenienti da altri fornitori, con il codice fiscale come chiave per collegare il numero di telefono al proprietario. Numerosi interessati hanno ricevuto chiamate e messaggi promozionali senza aver mai prestato un consenso valido.
L’Autorità ha sanzionato per 100.000 euro la società fornitrice dei dati e per 40.000 euro le agenzie immobiliari che quelle liste avevano utilizzato. Alle agenzie è stato contestato di non aver verificato la liceità dei dati ricevuti, di aver rinviato al fornitore le richieste degli interessati, di non aver consultato il registro pubblico delle opposizioni e di non aver fornito l’informativa completa durante le chiamate; non sono stati prodotti neppure gli script utilizzati dagli operatori. Il Garante ha qualificato il sistema come una schedatura di massa a fini promozionali.
Privacy nelle agenzie immobiliari: la responsabilità non si compra insieme alla lista
Il passaggio decisivo del provvedimento è questo: il titolare del trattamento deve essere in grado di dimostrare di avere adottato le misure necessarie, e deve controllare l’intera filiera, dalla raccolta all’utilizzo promozionale. Non basta che il fornitore dichiari, in contratto, di aver acquisito un consenso valido.
Il consenso, del resto, ha requisiti che il Regolamento UE 2016/679 definisce in modo stringente: deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile. Un consenso raccolto per finalità diverse, o formulato in modo generico, non legittima la telefonata promozionale di un soggetto terzo che l’interessato non ha mai sentito nominare.
Accanto a questo, l’Autorità ha richiamato gli articoli 13 e 14 del Regolamento, che impongono di informare l’interessato sull’origine dei dati, sulla base giuridica e sui suoi diritti, e gli articoli 12 e 15, sul riscontro tempestivo alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione. Inoltrare queste richieste al fornitore, senza rispondere, è di per sé una violazione.
Che cosa è stato ordinato, oltre alla sanzione
Il profilo che più interessa chi gestisce un’agenzia non è l’importo, ma le misure correttive: il divieto di trattare a fini promozionali le liste acquisite senza valido consenso, la cancellazione immediata di quei dati, l’adozione di procedure per verificare la liceità del trattamento, con consenso preventivo libero, specifico e informato, e l’obbligo di informare gli interessati e di rispondere tempestivamente, anche sul diritto di opposizione.
In concreto significa perdere l’intero archivio costruito in quel modo. Per una struttura che su quell’archivio ha fondato la propria attività commerciale, è un costo che nessuna sanzione pecuniaria esprime per intero.
L’informativa durante la chiamata, e la prova di averla resa
Un dettaglio del provvedimento merita attenzione perché ricorre in quasi tutte le istruttorie in materia di contatti telefonici: la mancata produzione degli script di chiamata. L’informativa resa oralmente non lascia traccia di sé, e in sede di verifica il titolare deve poter dimostrare che cosa veniva effettivamente detto all’interessato nei primi secondi della conversazione.
Chi non conserva gli script, i materiali di formazione degli operatori e le registrazioni, dove previste, si trova nella posizione peggiore: non può provare la regolarità di un trattamento che, per sua natura, non lascia documentazione scritta. È una carenza che si corregge facilmente prima, e per nulla dopo.
Il registro delle opposizioni non è un dettaglio
La consultazione del registro pubblico delle opposizioni è stata indicata come condizione indispensabile per avviare chiamate promozionali. È un adempimento che molte strutture considerano una formalità e che invece l’Autorità valuta come uno dei presupposti di liceità della campagna. Lo studio ha trattato temi affini negli approfondimenti sulle sanzioni in materia di telemarketing e sull’email marketing tra consenso e soft spam.
Gli altri trattamenti dell’agenzia
Le liste promozionali sono soltanto la parte più visibile. Un’agenzia immobiliare tratta documenti di identità, visure, dati reddituali e bancari dei potenziali acquirenti, informazioni sulle condizioni familiari, talvolta documentazione sanitaria legata a certificazioni di invalidità rilevanti per agevolazioni fiscali. Ogni fascicolo è un piccolo archivio di dati personali, spesso conservato ben oltre la conclusione della trattativa.
Da qui due profili che ritornano in ogni istruttoria: i tempi di conservazione, raramente definiti e ancor più raramente rispettati, e la nomina dei responsabili del trattamento, che riguarda il gestionale, il fornitore del CRM, il consulente del lavoro e la stessa società che fornisce i contatti.
L’esposizione economica
L’articolo 83 del Regolamento colloca la violazione delle condizioni di liceità e degli obblighi verso gli interessati nella fascia sanzionatoria più alta. Per una struttura di piccole dimensioni il parametro percentuale sul fatturato conta meno del massimale assoluto, ma il punto non cambia: si tratta di importi che incidono in modo serio su un’attività a margini contenuti.
C’è poi l’effetto reputazionale, difficile da quantificare ma concreto in un mercato locale, dove il passaparola vale più di qualunque campagna.
Il punto di partenza
Chi ha ricevuto una richiesta di informazioni dal Garante, un reclamo di un interessato o semplicemente vuole capire quanto sia esposta la propria organizzazione, ha bisogno di un esame della documentazione reale: contratti con i fornitori di contatti, informative, modulistica di consenso, registro dei trattamenti, procedure di riscontro. Le risposte generiche su questo terreno non servono a nulla.
Lo studio, con sede a Napoli e attività in tutta Italia, assiste aziende e professionisti nella verifica e nella difesa della propria posizione: il punto di ingresso è la pagina sulla consulenza e compliance privacy, e per un primo contatto la pagina contatti. Per le vicende immobiliari che toccano profili amministrativi, urbanistici o esecutivi, il riferimento resta avvocatoelioerrichiello.it.
Avv. Elio Errichiello
