Un amministratore con una ventina di stabili in gestione tratta ogni giorno i dati di centinaia di persone: anagrafiche, quote millesimali, situazioni di morosità, recapiti, immagini riprese dalle telecamere delle parti comuni, talvolta informazioni sullo stato di salute emerse in occasione di lavori di abbattimento delle barriere architettoniche. Il tema della privacy per l’amministratore di condominio a Napoli non è quindi un adempimento marginale: è parte dell’attività professionale, e il Garante lo tratta come tale.
Chi è il titolare del trattamento
La questione preliminare, che condiziona tutto il resto, è l’individuazione dei ruoli. Nell’attività di gestione il condominio è il soggetto nel cui interesse i dati vengono trattati, mentre l’amministratore opera in qualità di responsabile del trattamento sulla base dell’incarico ricevuto. L’equilibrio però si rompe quando l’amministratore decide da solo finalità e mezzi di un trattamento: in quel caso risponde in proprio.
È quanto accaduto in un provvedimento con cui il Garante ha sanzionato un amministratore che aveva installato un impianto di videosorveglianza a due telecamere senza una delibera assembleare. L’Autorità ha osservato che la delibera costituisce la base giuridica di quel trattamento: in sua assenza il trattamento non poteva essere imputato al condominio, e l’amministratore è stato considerato titolare. A questo si aggiungevano altri rilievi — le riprese che interessavano in parte la strada pubblica, la cartellonistica priva dell’indicazione del titolare, le immagini visibili dal telefono dell’amministratore — e la sanzione è stata di mille euro.
Le contestazioni ricorrenti
Accanto alla videosorveglianza, che resta il capitolo più frequente e di cui si è parlato nell’articolo sulla videosorveglianza condominiale a Napoli, i reclami nascono con regolarità da altre tre situazioni.
La prima è l’esposizione dei dati relativi alle morosità: affissioni in bacheca, elenchi dettagliati inviati a tutti i condòmini, segnalazioni comunicate a soggetti estranei. Il recupero del credito condominiale ha i suoi strumenti, e la diffusione del nominativo del debitore nelle parti comuni non è fra questi.
La seconda riguarda i canali di comunicazione: gruppi di messaggistica creati inserendo tutti i condòmini, con la conseguenza che ciascuno vede i recapiti telefonici degli altri; invii di comunicazioni con gli indirizzi di posta elettronica in chiaro; documentazione contabile inoltrata a destinatari non legittimati.
La terza è l’uso dei dati raccolti per finalità diverse da quelle della gestione — a partire dalle comunicazioni promozionali di fornitori o di servizi — senza una base giuridica che lo consenta.
Il rapporto con i fornitori dello stabile
Imprese di pulizia, società di manutenzione degli impianti, installatori di sistemi di sicurezza, studi tecnici: molti di questi soggetti accedono a dati personali. Il loro ruolo va qualificato e l’eventuale rapporto di responsabile del trattamento formalizzato, perché quando qualcosa va storto la posizione di chi ha scelto il fornitore viene valutata guardando a ciò che era stato verificato e scritto prima.
Quanto si rischia
Le sanzioni amministrative pecuniarie del GDPR si applicano anche a questo ambito, nelle fasce dell’articolo 83, e accanto a esse l’Autorità dispone di poteri correttivi: ingiunzioni, limitazioni e divieti di trattamento, che nella pratica incidono sull’attività più delle somme. Per un professionista che gestisce più stabili, inoltre, un provvedimento su un condominio solleva inevitabilmente la stessa domanda su tutti gli altri.
Una messa in ordine che vale per tutti gli stabili
Il lavoro utile non si fa condominio per condominio quando arriva il reclamo, ma una volta sola sullo studio: qualificazione dei ruoli, informative ai condòmini, modulistica per l’assemblea, gestione della videosorveglianza, rapporti con i fornitori, tempi di conservazione della documentazione. Lo studio assiste amministratori e condomìni in tutta Italia, con sede a Napoli, attraverso il servizio di consulenza privacy; il quadro degli adempimenti è richiamato anche nella pagina su privacy e condomini, mentre per le controversie davanti al giudice è disponibile il sito dello studio legale.
Per far esaminare la documentazione in uso prima che lo faccia l’Autorità, i riferimenti sono nella pagina dei contatti.
Avv. Elio Errichiello
